Holenderski system zwrotu kosztów dojazdu do pracy oferuje pracownikom różnorodne formy rekompensaty za poniesione wydatki transportowe. Pracodawcy nie mają obowiązku prawnego wypłacania dodatku transportowego, jednak większość firm w Holandii korzysta z możliwości przekazywania wolnej od podatku rekompensaty, która od 2025 roku wynosi 0,23 euro za kilometr. System ten obejmuje zarówno transport prywatny, jak i publiczny, uwzględniając również specjalne rozwiązania dla pracowników hybrydowych.
Stawki i zasady rozliczania
Reiskostenvergoeding, czyli holenderski dodatek na dojazdy, pozostaje na poziomie 0,23 euro za kilometr w 2025 roku, bez zmian w stosunku do roku poprzedniego. Ta kwota nie jest klasyfikowana jako wynagrodzenie przez holenderski urząd skarbowy, co oznacza, że pracownicy otrzymują ją w całości bez potrąceń podatkowych. Pracodawcy mogą wypłacać wyższą stawkę, jednak nadwyżka ponad ustaloną kwotę będzie traktowana jako dochód podlegający opodatkowaniu.
Dla pracowników korzystających z transportu publicznego obowiązują szczególne warunki. Dodatek przysługuje, gdy odległość w jedną stronę przekracza 10 kilometrów, a pracownik dojeżdża do tego samego miejsca pracy minimum raz w tygodniu lub przynajmniej 40 dni w roku kalendarzowym. Koszty transportu publicznego mogą być zwracane w pełnej wysokości bez ograniczeń podatkowych, pod warunkiem przedstawienia dowodów w postaci biletów lub wyciągu z karty OV-chipkaart. System 128/214 dni pozwala pracownikom otrzymywać stały dodatek transportowy, nawet jeśli nie dojeżdżają codziennie – pracownik obecny w biurze przez minimum 128 dni może otrzymać dodatek jak za 214 dni roboczych.
Praca hybrydowa i przypadki szczególne
Model pracy hybrydowej wymaga szczególnej uwagi przy rozliczaniu kosztów transportu. Pracodawca nie może wypłacać jednocześnie dodatku na pracę zdalną i zwrotu kosztów dojazdu za ten sam dzień roboczy, nawet jeśli pracownik spędza część dnia w domu, a część w biurze. W przypadku pracy częściowej schemat 128/214 dni jest proporcjonalnie dostosowywany – pracownik zatrudniony na 3/5 etatu może otrzymać dodatek za 128,4 dni przy minimalnej obecności 77 dni.
Carpooling oferuje dwa modele rozliczenia: kierowca odbierający współpracowników otrzymuje 0,23 euro za kilometr włącznie z nadrobioną trasą, podczas gdy pasażerowie nie otrzymują rekompensaty, lub wszyscy uczestnicy otrzymują równą stawkę kilometrową. Pracownicy korzystający z rowerów firmowych do celów prywatnych powyżej 500 kilometrów rocznie muszą doliczyć 7% wartości katalogowej roweru do dochodu podlegającego opodatkowaniu. W przypadku długotrwałej nieobecności dodatek może być wypłacany przez pierwsze 6 tygodni choroby, a przy dłuższej absencji tylko przez pierwsze 2 miesiące. Pracodawcy coraz częściej oferują budżet mobilnościowy zamiast tradycyjnego zwrotu kosztów, pozwalając pracownikom elastycznie dysponować środkami na różne formy transportu, z możliwością wypłaty niewykorzystanej kwoty jako wynagrodzenia brutto.
