Lead: W delegacji krajowej liczą się trzy rzeczy: poprawnie policzona dieta, właściwie udokumentowany nocleg oraz trzymanie się urzędowych limitów. Dzięki temu świadczenia pozostają zwolnione z PIT, a rozliczenie przechodzi kontrolę bez korekt. Poniżej dostajesz proste zasady obowiązujące w 2025 r.
Dieta krajowa — ile wynosi i jak ją liczyć
Pełna dieta za dobę podróży służbowej w kraju wynosi 45 zł. Przy wyjazdach krótszych niż doba stosujesz regułę godzinową: poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, a powyżej 12 godzin — 100%. Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne posiłki, dietę należy pomniejszyć: śniadanie 15%, obiad 30%, kolacja 30%. Dieta służy pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia i nie wymaga rachunków — rozliczasz ją na podstawie polecenia wyjazdu oraz rzeczywistego czasu trwania podróży. Źródłem stawek jest rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (stawka 45 zł obowiązuje od 1 stycznia 2023 r. i jest aktualna w 2025 r.).
Nocleg — rachunek, limit i ryczałt
Co do zasady zwracasz udokumentowane koszty noclegu na podstawie rachunku/faktury do limitu 20× diety za jedną dobę hotelową, czyli maksymalnie 900 zł. Przekroczenie limitu jest możliwe, ale wymaga uzasadnienia i zgody pracodawcy (np. brak dostępnych tańszych miejsc, miejscowości turystyczne w sezonie). Gdy pracownik nie przedłoży rachunku, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł za każdą rozpoczętą dobę z noclegiem. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu ani wtedy, gdy zapewniono bezpłatny nocleg. Warto pamiętać, że limit dotyczy jednej doby, więc przy wielodniowych wyjazdach odnosi się go do każdej doby osobno.
Dojazdy lokalne i pozostałe zasady
Za dojazdy lokalne środkami komunikacji miejskiej w miejscowości docelowej przysługuje ryczałt 20% diety za każdą rozpoczętą dobę, czyli 9 zł, o ile pracodawca nie zwraca rzeczywistych biletów. Ryczałt nie przysługuje, gdy zapewniono transport lub rozliczono faktyczne koszty przejazdów. W praktyce najlepiej uregulować to w wewnętrznej procedurze: gdy pracownik zbiera bilety — rozlicza koszty; gdy nie — bierze 9 zł ryczałtu. Pamiętaj też o poprawnym określeniu miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz godzin wyjazdu/powrotu — to na ich podstawie liczona jest dieta i ryczałty.
Podatki, ZUS i dokumenty
Diety, ryczałty noclegowe i ryczałty na dojazdy są dla pracownika wolne od PIT i składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu; nadwyżki ponad limity podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu. Po stronie pracodawcy podstawą jest polecenie wyjazdu (lub inny dokument równoważny), wskazanie celu, trasy i czasu delegacji oraz ewentualne rachunki za hotel. Kompletny pakiet dowodowy i trzymanie się stawek gwarantują bezproblemowe ujęcie wydatków w kosztach firmy i brak sporów przy kontroli.
